KM . .

Ringkasan Penelitian Mengenai Pentingnya Knowledge DanKnowledge Management System Berbasis IT Beserta Dampak-Dampak Yang Ditimbulkannya Pada Organisasi

I. Pendahuluan
Knowledge merupakan bagian vital dalam kehidupan sosial manusia modern. Selain itu,dalam sebuah organisasi, peran knowledge yang dimiliki secara keseluruhan dapatmeningkatkan daya saing dan efisiensi kerja dari organisasi yang bersangkutan. Dalamera informasi penting untuk disadari bahwa aliran knowledge kedalam dan keluarorganisasi berlangsung sangat cepat. Dengan pemanfaatan teknologi informasi dantelekomunikasi, revolusi penyebaran dan pemanfaatan knowledge bukan merupakan halyang aneh. Banyak organisasi dewasa ini mengadopsi dan mengimplementasikanknowledge management system sebagai sarana dalam menunjang proses-proses yangterkait dengan pemberdayaan knowledge yang mereka miliki.Namun, untuk mewujudkan budaya berbagi knowledge dalam suatu organisasi bukanlahhal mudah. Selain faktor internal, berupa sifat dasar dari knowledge itu sendiri, hal lainyang biasanya menjadi kendala adalah kesiapan individu-individu dalam organisasidalam mengadaptasi perubahan menuju kearah learning organization.Makalah ini merupakan ringkasan dari penelitian studi literatur yang kami lakukanterhadap lima buah paper. Pembahasan dimulai dengan tinjauan tentang knowledge itusendiri dan bagaimana knowledge dikelompokkan untuk knowledge management systemyang sesuai. Setelah itu dilanjutkan dengan pembahasan mengenai knowledge transferdan proses-proses knowledge management lainnya dan peranan teknologi informasididalamnya yang mempengaruhi transformasi budaya suatu organisasi. Pada bagian akhirmakalah ini, kami merangkum beberapa isu tentang penerapan knowledge managementsystem berbasis IT dinegara berkembang dan pemanfaatannya dalam e-government.

II. Studi Literatur
11.A. Klasifikasi KnowledgePemanfaatan knowledge dan knowledge management system yang optimal sangatbergantung pada klasifikasi dari knowledge itu sendiri. Hal ini penting karena knowledgeyang didapat akan digunakan oleh sebuah organisasi yang terdiri dari beragam individuyang mempunyai keunikannya masing-masing. Burrel dan Morgan mengusulkan empatparadigma tentang cara melihat suatu knowledge. Keempat paradigma tersebut ialah:radical humanist, radical structuralist, interpretive dan functionalist[BUR79]. Keempatparadigma tersebut lahir dari tarik-ulur antara sudut pandang para filsuf kontemporeryang melihat knowledge dari sisi yang berbeda.Deetz mengusulkan empat discourse alih-alih paradigma. Discourse tersebut adalah:normative, interpretive, critical and dialogic. Schultze melakukan penelitian terhadapmakalah-makalah yang membahas mengenai keempat discourse Deetz[SCH02]. Daripenelitiannya, Schultze et al mengklasifikasikan knowledge dan bentuk knowledgemanagement yang sesuai untuk studi lebih lanjut.Discourse normative menitikberatkan penggunaan knowledge untuk kegiatan problemsolving dan decision making dengan pemanfaatan teknologi informasi, seperti DBMS,dalam mendukung proses didalamnya. Discourse interpretive menitikberatkan padapemanfaatan knowledge oleh individu daripada knowledge itu sendiri. Discourse criticalmenitikberatkan perimbangan hak akses terhadap knowledge dan aspek sosio-politikdalam hal kesamaan hak dalam memperoleh knowledge. Discourse dialogicmenitikberatkan proses transformasi budaya suatu organisasi yang menerapkan teknologiinformasi dalam proses knowledge management-nya. Dari klasifikasi ini terlihat bahwajenis knowledge yang berbeda pada organisasi yang berbeda memerlukan implementasiIT pada tingkat yang berbeda pula. Implementasi IT pada knowledge management systemyang digunakan juga tergantung pada budaya asal organisasi dan individu didalamnya.Yaitu sejauh mana IT telah diterapkan dalam proses-proses organisasi. Karenabagaimanapun IT hanya berperan sebagai penunjang dalam manajemen informasi sebuahorganisasi.

II.B. Penerapan IT Dalam Knowledge Management
Tingkat virtualness[GRI03] dari suatu organisasi memegang peranan penting dalamadaptasi sebuah knowledge management system berbasis IT. Organisasi yang telahterbiasa memanfaatkan IT dalam kesehariannya (lebih virtual) menyebakan individudidalamnya lebih mudah beradaptasi dengan peran knowledge management systemberbasis IT dibanding dengan organisasi yang kurang virtual atau tradisional. Selain ituproses transfer knowledge berlangsung lebih cepat dan transformasi knowledge daribentuk tacit menjadi implisit juga lebih mudah.Namun penggunaan IT bukannya tanpa masalah. Griffith et al menemukan bahwa denganimplementasi IT dalam knowledge management system bisa menimbulkan dampak yangsifatnya sosial dalam organisasi bersangkutan. Misalnya, sebelum implementasi IT dalamproses transfer knowledge, pemilik asal knowledge(knower) adalah individu yang unik.Setiap kali ada individu lain yang membutuhkan knowledge yang hanya diketahui olehknower tadi, maka ia harus bertemu langsung dan menanyakannya kepada knowertersebut. Dengan diimplementasikannya IT dalam proses knowledge management,knower tadi bisa merasa kehilangan keunikannya karena semua knowledge yangdiketahuinya harus diserahkan ke sistem untuk diketahui semua orang.

II.C. Isu Dalam Proses Knowledge Management
Masalah yang disebutkan pada paragraf terakhir bagian sebelumnya adalah contoh isupada proses knowledge storage, yang merupakan salah satu proses dalam knowledgemanagement. Yaitu bagaimana tindakan organisasi dalam mensiasati agar knower mauberbagi knowledge yang diketahuinya kepada individu lain. Misalnya dengan memberipenghargaan atau bentuk insentif lain kepada knower tersebut.Masalah lain adalah pada proses knowledge transfer. Yaitu bagaimana semua unit dalamorganisasi memperoleh knowledge secara efektif dan efisien. Seperti dipahami bersamabahwa knowledge base suatu organisasi adalah sangat besar dan berisi aneka ragaminformasi dan knowledge. Namun unit-unit yang berbeda pasti hanya memerlukan subsettertentu saja dari knowledge yang tersedia didalam knowledge base. Jika suatu unitmemerlukan knowledge dalam rangka penunjang untuk mengambil keputusan, akan sangat tidak efisien apabila harus mencari-cari keseluruh knowledge base. Mengingatkecepatan dalam pengambilan keputusan adalah hal yang kritikal dalam persaingandengan kompetitornya.Oleh karena itu, knowledge management system yang baik harus menyediakanmekanisme bagi penggunanya untuk memberi masukan tentang kredibilitas suatuknowledge[POS05]. Urgensinya adalah agar dengan adanya masukan dari pengguna ini,pemelihara dan administrator knowledge management system bisa lebih baik lagi dalammengklasifkasi knowledge dalam knowledge base. Salah satu caranya adalah denganmeminta pengguna sistem untuk memberi rating. Apakah knowledge yang dicarinyasesuai dengan keperluannya atau tidak. Namun perlu diperhatikan bahwa mekanismepemberian rating ini rentan akan sabotase. Bisa saja pengguna memberikan rating secaraasal-asalan sehingga hasil akhirnya bisa jadi sebuah klasifikasi yang tidak benar.

II.D. Penerapan Knowledge Management pada Pemerintahan ( e-government )
Aplikasi knowledge management systems yang telah berhasil diimplementasikan ditingkat organisasi dapat pula diimplementasikan untuk tahap yang lebih lanjut di tingkatpemerintahan. Knowledge management systems yang cocok untuk e-government padasebuah negara berkembang adalah knowledge management system berbasiskankomunitas virtual [WAG03], hal ini disebabkan karena komunitas virtual dapatmenyediakan informasi secara cepat dan akan selalu memiliki nilai kebaruan karenamelibatkan para anggota dari komunitas virtual itu dan biaya untuk pengadaanknowledge management ini lebih murah dibandingkan dengan biaya pengadaanknowledge management di tingkat enterprise. Penerapan knowledge management ditingkat pemerintahan atau negara dapat turut mencerdaskan kehidupan bangsa karenaknowledge management system di tingkat pemerintahan memiliki potensi mencerdaskandan dapat menyejahterakan masyarakat dengan membagi pengetahuan dengan hargaterjangkau dan dapat mendekatkan pemerintah terhadap rakyatnya karena rakyat dapatmendapatkan pelayanan pemerintah khususnya dalam bentuk informasi dan layananlainnya.